• Per assicurarvi la corretta contabilizzazione vi chiediamo di  compilare il form per ogni singola trasferta.
• Non sarà più necessario caricare i documenti relativi alle trasferte nella cartella “spese”, basterà allegarli al modulo della trasferta stessa.
• Non verranno accettati e contabilizzati documenti inviati via mail.
• Tutte le spese, le ricevute e le fatture non afferenti a trasferte, dovranno essere gestite con la stessa procedura di sempre e quindi utilizzando la cartella “spese” nella cartella CONTABILITÀ del mese di riferimento.

Riferimenti normativi e requisiti operativi:

Un viaggio, per essere considerato “Trasferta”, deve corrispondere ai requisiti normativi (trovate qui un estratto tradotto della normativa). Nota bene: Viaggi a Sofia, dove è la sede della vostra società, o nelle vostre città di residenza non possono essere considerati “Trasferta”.

è obbligatorio:

• Giustificare ogni spesa con le relative ricevute o fatture emesse, intestata a nome della vostra società.
•  Dimostrare la spesa relativa agli spostamenti del vostro viaggio. 
• Fornire la prova del transito verso il luogo indicato per la trasferta, consistente nei documenti di viaggio.
  – Viaggio con aereo: è necessario allegare la fattura per il viaggio, il biglietto aereo e il boarding pass.
  – Viaggio con auto: Se la medesima non è intestata a nome della società, è necessario allegare il contratto di noleggio dell’auto  e la fattura del noleggio per poter registrare anche tutte le relative spese di combustibile, parcheggi, telepass etc.
• Calcolare la diaria (indennità giornaliera di trasferta), secondo la normativa vigente, in base ad una tabella relativa ad ogni singola destinazione, fino al doppio del valore indicato nella medesima. (potete consultare la tabella qui). Ci raccomandiamo pertanto di prestare attenzione all’inserimento della località corretta.
  Il nostro nuovo software calcola automaticamente questo valore come il doppio di quello da normativa e lo inserisce nei moduli approvati dal Ministro delle Finanze, che verranno contabilizzati. Potete vedere qui i moduli che produrremo, con relativa traduzione.
• Non è obbligatorio invece giustificare le spese relative all’alloggio, nel caso che la soluzione sia stata a titolo gratuito, come nel caso veniate ospitati da qualcuno.